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Como Se Debe Hacer Un Oficio

febrero 17, 2019

En este post vamos a compartirte información sobre como se debe hacer un oficio de manera sencilla, te explicaremos las partes del oficio y luego la manera de redactarlo apoyado en un video ilustrativo.

¿QUÉ ES UN OFICIO?

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegio profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

PARTES 

-Membrete.- Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

-Nombre de Año.- Es la denominación que se le da al año actual.

-Lugar y fecha.-Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía,el día, el mesy el añoen curso.

Numeración.-En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

-Destinatario.- Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

-Asunto.- Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida dedos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

-Referencia.- Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar  decretos, resoluciones, directivas o convenios.

-Cuerpo o texto.- Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensajede la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.»Tengo a bien comunicarle…» «Me es muy grato comunicarle…» «Tengo el honor dedirigirme…»

-Despedida.- En la despedida debemos demostrar  amabilidad, cortesía.

-Firma y posfirma.--Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.-Posfirma: Se coloca el nombrey apellidode la personaque firma el documento, y a suvez el cargo que le distingue, más el sellorespectivo.-Iniciales.- Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben conletras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

-Anexo.- Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico,que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo.Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizanen la Categoría: Anexos.

-Distribución.-Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a laspersonas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. 

Cómo redactar un oficio

La importancia de tener claro el cómo redactar un oficio es evidente al considerar que estos documentos tienen como función el relacionamiento de órganos administrativos de la más alta jerarquía. Por esto es que debe ir firmado por el máximo representante legal de la institución que lo emite.

Para saber cómo redactar un oficio, en principio hay que tener en cuenta que existen dos tipos de este tipo de comunicación:

  1. El oficio simple o directo
    Es cuando el contenido va dirigido a una sola persona.

  2. El oficio múltiple
    Es el que se utiliza cuando el mismo contenido va dirigido a distintos y varios destinatarios.

En cuanto al diseño de puesta en página de la información, el saber cómo redactar un oficio equivale a conocer la siguiente estructura:

  • En primer lugar aparecen la Fecha y el lugar desde donde se escribe.

  • Luego, la numeración del expediente que corresponda al caso, según el modelo de carta y con las siglas de la oficina y el año de expedición.

  • En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que recibirá el oficio.

  • En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.

  • El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es posible extenderse y optar por frases más o menos complejas o explicaciones que requieran de mayor tiempo de exposición.

  • En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.

  • Por último una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.
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